Factura Electrónica

 

Factura electrónica – fuente de información E-factura (link)

I. ALGUNAS PRECISIONES PREVIAS

La DGI autorizará a cada sujeto pasivo que se postule para documentar sus operaciones en el régimen de facturación electrónica, una vez verificado que cumplen los requisitos establecidos y se completen las pruebas definidas para el
proceso de certificación.

Un emisor electrónico es aquel sujeto pasivo autorizado por DGI a generar Comprobantes Fiscales Electrónicos (en adelante CFE). Todo emisor electrónico será obligatoriamente un receptor electrónico.

Los sujetos pasivos, personas físicas o jurídicas según corresponda, operarán con certificados electrónicos reconocidos y vigentes, expedidos por un prestador de servicios de certificación autorizado.

Los tipos de CFE disponibles estarán predefinidos y codificados por la DGI. Quienes ingresen al sistema están obligados a documentar sus operaciones de venta plaza con CFE, no pudiendo emitir documentos manuales para este tipo de operación, salvo lo previsto para casos de contingencia justificada. La documentación tradicional en papel puede utilizarse exclusivamente para loscomprobantes por los que no se adhirieron al sistema.

El emisor electrónico autorizado deberá emitir los comprobantes electrónicos para todos sus clientes, sean éstos receptores electrónicos o no. El cliente no receptor electrónico recibirá una representación impresa del CFE que tendrá validez legal, no pudiendo exigir un documento tradicional.
II. INGRESO AL SISTEMA
Para ingresar al sistema de comprobantes fiscales electrónicos los sujetos pasivos deben cumplir con los siguientes requisitos y condiciones:

  • Conocer toda la normativa e instructivos de facturación electrónica publicada en la Web oficial de la DGI (www.dgi.gub.uy).
  • Estar en situación de operar con el sistema de facturación electrónica lo que implica contar con:
  • Certificado electrónico válido.
  • Software para la emisión de los CFE.
  • Otras aplicaciones, sistemas, equipamiento y procedimientos necesarios para operar en el sistema.

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  • Ser sujeto pasivo de alguno de los impuestos administrados por la DGI.
  • Para solicitar e-Factura, e-Ticket y e-Remito debe ser contribuyente de IVA y/o IRAE. Los sujetos pasivos no contribuyentes de estos impuestos pueden solicitar exclusivamente e-Resguardo (en esta primera etapa rige solamente para Organismos del Estado).
  • Disponer de Certificado Único vigente.
  • Tener los datos registrales en el Registro Único Tributario (RUT) actualizados a la fecha.
  • No tener procesos judiciales iniciados por la DGI que se encuentren en trámite, tales como medidas cautelares o juicios ejecutivos.
  • No tener pendiente de cumplimiento cualquier requerimiento que la Administración le haya exigido (art. 70 del CT).
  • Constituir dos direcciones de correo electrónico de uso exclusivo para facturación electrónica: a) mail de contacto DGI para todas las comunicaciones a que de lugar la emisión de los CFE y sus asuntos vinculados, y b) mail de contacto con otros emisores electrónicos para la comunicación como emisores/receptores en el envío de los CFE emitidos y de los mensajes de respuesta en el que den cuenta del estado de recepción de los mismos.

No obstante lo antes expuesto, la DGI resolverá sobre la inclusión del postulante para operar en el sistema de facturación electrónica.

III. ACTORES DEL SISTEMA

En el sistema de facturación electrónica se identifican los siguientes actores:

  • DGI.
  • Emisor electrónico: es el sujeto pasivo autorizado por DGI a generar comprobantes fiscales electrónicos (CFE).
  • Receptor electrónico: es quien está autorizado a recibir comprobantes fiscales electrónicos (CFE).
  • Receptor no electrónico: es aquel receptor que no es emisor de comprobantes fiscales electrónicos (CFE), también denominado receptor manual.

Todo emisor electrónico es necesariamente receptor electrónico.

 

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IV. AUTENTICIDAD DEL EMISOR E INTEGRIDAD DE LOS CFE

La autenticidad del emisor y la integridad de los documentos están dadas por:

  • La utilización del certificado electrónico reconocido y el acceso a su clave privada.
  • La incorporación de la firma electrónica avanzada en los comprobantes fiscales electrónicos.
  • El emisor es responsable absoluto de su Firma Electrónica Avanzada, de igual manera que lo es una persona física de su firma ológrafa. Esta firma se encuentra constituida por un conjunto de caracteres que acompaña a un comprobante fiscal electrónico, que se origina a partir del documento y que además de permitir asegurar la identidad y el “no repudio” del Emisor, garantiza la integridad del CFE.

Tanto la DGI como el receptor de la factura, pueden estar seguros que la firma fue realizada con la clave privada que corresponde a la persona jurídica propietaria del mismo. Esto se garantiza por el certificado electrónico reconocido, aquel que fue expedido por un prestador de servios de certificación acreditado ante la Unidad Certificadora Electrónica con inscripción vigente en el Registro de Prestadores de Servicios de Certificación Acreditados, de acuerdo a lo establecido en la Ley 18.600.

Hasta tanto no se reglamente la Ley se utilizarán los certificados de personas jurídicas expedidos por El Correo, habilitado por AGESIC.
V. TIPOS DE COMPROBANTES FISCALES ELECTRÓNICOS (CFE)
Los tipos de CFE disponibles para la documentación electrónica de las operaciones son:

  • e-Factura.
  • Nota de crédito de e-Factura. Para operaciones entre contribuyentes
  • Nota de débito de e-Factura. (B2B)
  • e-Ticket.
  • Nota de crédito de e-Ticket. Solo para Consumo Final
  • Nota de débito de e-Ticket. (B2C)
  • e-Remito.
  • e-Resguardo.

También se definen los tipos de comprobantes papel (documentación de contingencia) para ser usados en situaciones de contingencia a efectos de su información a la DGI.

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La DGI asignará un código para cada tipo de CFE y de documento de contingencia, el que deberá ser de uso obligatorio para todos los contribuyentes con la finalidad de identificar la documentación fiscal electrónica.

El conjunto mínimo obligatorio de comprobantes fiscales electrónicos con los que se puede ingresar en el sistema está compuesto por la e-Factura y el e-Ticket, con sus correspondientes notas de crédito y débito para las correcciones y/o ajustes al documento original.

VI. NUMERACIÓN DE LOS CFE

La numeración de la documentación electrónica se caracteriza por ser:

  • Independiente de la numeración de los documentos no electrónicos.
  • Única por tipo de CFE para toda la empresa. Cada tipo de CFE debe comenzar con el número 1 serie A y su numeración debe ser correlativa y progresiva hasta agotar siete dígitos, reiniciando nuevamente desde el número 1 con la serie siguiente, alfabética (exceptuando la letra Ñ) y de hasta dos posiciones.
  • El rango de números a utilizar en la documentación electrónica tiene una validez de dos años. Al vencimiento del plazo los números no utilizados deberán ser anulados e informados en el reporte diario correspondiente, no pudiendo ser reutilizados.

El emisor debe ingresar en su sistema de facturación la información correspondiente a la constancia para autorización de emisión (CAE) y se deja a opción del contribuyente la forma de utilizar los rangos de numeración autorizados.

VII. AUTORIZACIÓN PARA EMITIR CFE

Para emitir CFE, los emisores electrónicos deberán solicitar la constancia para autorización de emisión (CAE).

Los emisores electrónicos deben ingresar, previa identificación, al Portal de CFE en la Web de la DGI a la opción “Solicitud de la Autorización para emisión de CFE” y completar el formulario correspondiente

CARACTERÍSTICAS DEL CAE

o Por cada tipo de CFE, se solicita una autorización para emisión.
o La CAE se emite para el domicilio fiscal principal. La numeración por tipo de CFE es única para toda la empresa, por lo que no es necesario informar el local o sucursal para la que se solicita.

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  • Si el rango de números solicitados determina que se agoten los siete dígitos, por esta solicitud se autoriza hasta el número 9.999.999 de la serie actual, debiendo realizar una nueva solicitud por el rango restante.
  • El plazo de validez de la autorización del rango de números a utilizar en la documentación electrónica es de dos años; al vencimiento del plazo los números no utilizados deberán ser anulados e informados en el reporte diario correspondiente.
  • La numeración del rango autorizado queda disponible en un archivo electrónico (CAE), al que se accede en el Portal de CFE en la Web de la DGI opción “Consulta de Autorización de Emisión de CFE”, previa identificación.
  • El archivo “CAE” contiene entre otros datos: número de la “autorización de emisión de CFE”, rango autorizado, tipo de CFE y vencimiento. Este archivo está firmado electrónicamente por la DGI.
  • Una vez solicitada la autorización y emitido el archivo electrónico correspondiente, éste no puede ser anulado. De no utilizarse la numeración otorgada, se debe informar todo el rango de numeración autorizado como CFE anulados.
  • En caso de cese o clausura, el emisor electrónico debe informar como anulados todos los números de CFE no utilizados.

VIII. FORMATO DE LOS CFE

Para los CFE se definió un formato único basado en el estándar XML, con zonas y atributos obligatorios, opcionales o condicionales, dependiendo del tipo de CFE. El objetivo es tener un documento que sea un instrumento adecuado para el respaldo de la transacción.

La información considerada en la definición de los formatos es aquella específica de la transacción y que es necesaria para emisor y receptor. Si hay otra información que el emisor/receptor requiere y que no está incluida en el formato definido por DGI, puede incluirse en una adenda. La información contenida en la adenda no debe ser enviada a DGI ya que no forma parte del CFE.

En el documento “Formato de los CFE” se describe detalladamente el formato según el tipo de CFE.
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IX. FORMATO DEL REPORTE DIARIO
El emisor electrónico debe generar un reporte diario consolidado de los CFE utilizados en el día, así como la documentación de contingencia. Se definió un formato basado en el estándar XML, con zonas y atributos obligatorios, opcionales o condicionales.

En dicho reporte, se debe incluir la información consolidada de todos los comprobantes fiscales electrónicos emitidos y anulados durante las 00:00:00 y las 23:59:59 de cada día, por tipo de CFE certificado, fecha de comprobante y por sucursal. Incluye además información de los documentos de contingencia emitidos.

Se debe generar un reporte por día calendario, se hayan o no registrado operaciones.
El reporte tiene las siguientes 3 zonas que deben completarse en forma obligatoria:

  • Carátula: se informan los datos del emisor y la fecha del Reporte.
  • Resumen de consumo de documentación: se informa el consumo diario total de comprobantes fiscales y los montos asociados a los totales emitidos en el día para cada documento requerido, discriminado por fecha de comprobante y sucursal.
  • Firma electrónica: firma electrónica registrada en DGI sobre el archivo.

X. ENVÍO DE LA INFORMACIÓN A LA DGI

El emisor electrónico debe emitir y enviar a la DGI:
1. Previo al envío del comprobante al receptor electrónico, al transporte de las mercaderías, o a la entrega de su representación impresa al receptor no electrónico, los CFE que se detallan:
o e-Facturas y sus notas de corrección, e-Resguardos y e-Remitos.
o e-Tickets y sus notas de corrección con monto neto, excluido el IVA, mayor a 10.000 UI.
No se requiere esperar una autorización on line de la DGI para realizar el envío del CFE al receptor, o para realizar el transporte de las mercaderías, o para la entrega de la representación impresa al receptor no electrónico.

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En cuanto a la documentación de contingencia, la forma de envío a DGI sigue lo indicado para el tipo de CFE que sustituye. Respecto al momento en que debe realizarse el envío, siempre será posteriormente a la entrega del documento al cliente y luego de superada la contingencia.

Los comprobantes deben ser enviados en un sobre. Cada sobre podrá contener desde 1 documento hasta un máximo de 500.

El sobre tiene las siguientes zonas que deben completarse en forma obligatoria:
o Carátula: Contiene datos generales de la información del envío, como identificación del contribuyente que envía los comprobantes, a quién va dirigida, la cantidad de comprobantes que componen el envío, la fecha de generación del mismo y la información del certificado electrónico.

Todos los CFE incluidos en el sobre deben ser firmados con el mismo certificado electrónico.
o CFE/CFC: Comprobantes fiscales electrónicos y/o comprobantes fiscales de contingencia, de 1 a 500.
En el documento “Formato del Sobre” se describe detalladamente su formato.
2. También es obligatorio, en todos los casos, generar y enviar un reporte diario de los CFE utilizados (referido en el apartado IX. Formato del Reporte Diario), el que debe ser generado en forma automática por el software del emisor.

El reporte diario y los CFE deben estar firmados electrónicamente por el emisor.